Eine erfolgreiche Vernissage organisieren: 5 Tipps

Die Volksgarten Clubdiscothek Wien bietet jede Menge Platz für eindrucksvolle Kunstwerke

Ein Gastbeitrag von eventsofa
(www.eventsofa.at)

Träumen nicht alle Künstler/innen davon, ihre Werke öffentlich präsentieren zu können? Dabei geht es bei dem persönlichen Wunsch die Kunst öffentlich "zur Schau zu stellen" nicht - oder nicht ausschließlich :-) darum, berühmt zu werden oder das große Geld zu machen, sondern eher um die Möglichkeit etwas ganz Persönliches, ein Stück von sich selbst mit der ganzen Welt teilen zu können.
Jetzt ist es höchste Zeit, diesen Traum Realität werden zu lassen, das Organisationstalent unter Beweis zu stellen und die eigene Vernissage anzugehen. Das ist die Chance, der Welt all die grandiosen Werke zu zeigen, die schon viel zu lange ein tristes Dasein in dunklen Kellern oder auf verstaubten Dachböden fristen!

Wir präsentieren 5 Schritte, die es bei der Planung für eine gelungene Vernissage zu beachten gilt, damit vor allem junge Künstler/innen nicht Nerven und Überblick verlieren.

Tipp 1: Terminfindung

Ein passender Termin ist wichtig für alle Folgepunkte auf der Vernissage-Checkliste. Daher sollte das Datum der Eröffnung der Ausstellung passend gewählt werden. Es muss bedacht werden, dass es genügend Vorlaufzeit geben sollte, um alle weiteren To-Dos entspannt erledigen zu können. Außerdem ist es wichtig, sich ausreichend Pufferzeit einzuräumen für eventuelle Notfälle, die immer eintreten können, so wie kurzfristige Absagen der Location oder der Cateringfirmen, Krankheit, etc.

Für die Vorlaufzeit kann man gut und gerne 6 Monate einplanen, um für die erste Ausstellung gewappnet zu sein. Je nach Gefühl und Erfahrung kann man diese Spanne auch beliebig länger oder kürzer wählen.
Doch bei der Terminfindung geht es nicht nur um genügend Vorbereitungszeit, sondern auch darum, um bestimmte wichtige Termine wie Feiertage, lange Wochenenden oder gesellschaftliche Ereignisse (wie z.B. Wahlen, Messen oder Sportveranstaltungen) herum zu planen. Das erhöht die Chance auf mehr Zusagen und somit auch mehr Besucher bei der Ausstellung. Als Zeitspanne bietet es sich generell an Vernissagen eher über ein ganzes Wochenende zu halten, um so vielen Interessierten wie möglich die Chance zu geben, die ausgestellten Werke zu betrachten.

Tipp 2: Wunschkonzept

Als Nächstes ist es nun wichtig sich Gedanken und Vorstellungen über das Thema der eigenen Vernissage zu machen. Hier darf sich jede/r Künstler/in auf seinen persönlichen Geschmack verlassen. Nur der/die Künstler/in weiß was er/sie wie und mit welchen Werken ausdrücken möchte. Für die erfolgreiche Umsetzung des Themas ist es notwendig, die Kunstwerke, die ausgestellt werden sollen, so auszuwählen, dass sich ein roter Faden durch den Abend ziehen kann. Eine gelungene Ausstellung gelingt dann, wenn man sich an einem Konzept orientiert, dass sich auch aufmerksamen Gästen erschließen kann. Gewünschte Effekte können auch damit erzielt werden, dass man eine besondere Anordnung, Aufhängung oder Rahmung der Bilder schafft, um somit das Thema des Eröffnungsabends zu unterstreichen.

Eine Vernissage im Radio - The Label Bar Wien unterstreicht ein junges, wildes Konzept mit Berliner Flair.

Tipp 3: Eine zentrale Location bedeutet mehr Besucher

Stehen der Termin und das Thema fest, kann man sich nun auch auf die Suche nach der passenden Location machen. Es ist sinnvoll, bei der Suche auf eine zentrale Lage zu achten und darauf, dass die gewünschten Räume eine angenehme Atmosphäre erzeugen.
Achtung: Zu große Räume bei zu wenig Besuchern wirken kalt und verloren, zu kleine Räume lassen den Kunstwerken nicht genug Platz. Bei der Suche nach dem passenden Veranstaltungsort sollte der/die Künstler/in auch immer die Themen der Werke vor Augen haben und die Location dem Gesamtkonzept entsprechend wählen.
Für ein geringes Budget empfiehlt es sich, sein Glück in öffentlichen Einrichtungen, aber vor allem auch in kleinen Cafés zu versuchen und persönlich eventuell anfallende Kosten auszuhandeln. Ebenso ist es möglich, gemeinsam mit anderen Künstler/innen Ausstellungen zu eröffnen, um so kostengünstig Besucher anzuziehen und einen Teil seiner Werke bestaunen zu lassen.

Bei einem größeren Budget sollte man sich auf die Suche nach einer aussagekräftigen Location machen, die der Vernissage Charakter verleiht, aber dennoch nicht zu sehr von den Werken ablenkt. Beispielsweise bietet hier das St. Peter Stiftskulinarium in Salzburg den perfekten Ort um eine Ausstellung zu eröffnen.

Im St. Peter Stiftskulinarium Salzburg entfalten sich die Werke der Künstler von ganz allein. Gäste fühlen sich drinnen und draußen wohl.

Nachdem diese Punkte geklärt sind, können nun die Vernissage-Einladungen mit allen wichtigen Informationen an die Gäste verschickt werden. Jetzt ist es auch an der Zeit Werbung zu machen. Flyer, Plakate oder Social Media Portale, alles kann genutzt werden um Aufmerksamkeit zu erzeugen und das gewünschte Publikum zu erreichen.

Tipp 4: Ablauf

Genauso bedeutend für den/die Künstler/in wie auch für die Gäste ist ein gut organisierter Ablauf der Ausstellung. Mit einem interessanten und abwechslungsreichen Programm kann man seinen Besuchern mehr bieten, als "nur" die Kunst. Beim Ablauf kann der/die Künstler/in entscheiden, worauf man Wert legt und inwieweit man sich persönlich in die Programmpunkte mit einbringen möchte. So wirken beispielsweise eine persönliche Begrüßung, eine freie und persönliche Vernissage-Eröffnungsrede des Ausstellers, eine Danksagung oder Geschichten zu einzelnen Werken fesselnder auf das Publikum, als unpersönliche Beiträge fremder Personen.
Mit ansprechendem Entertainment ist es möglich, gerade die Leute zu begeistern, die eher Laien auf dem Gebiet der Kunst sind. Somit ist auch dafür gesorgt, dass jeder Besucher am Abend der Vernissage auf die Kosten kommt.

Tipp 5: Die Kunst liegt im Detail

Neben all den großen Herausforderungen der Organisation ist es ebenso wichtig, nicht die Details aus den Augen zu verlieren. Kleinigkeiten wie die Wahl der Musik (Live-Band, DJ oder Klassik), des Lichts (stimmungsvoll, warm oder grell) und das Angebot an Speisen (Möglichkeiten für Allergiker) und Getränken (alkoholisch und nichtalkoholisch) können das gewünschte Thema des Abends zusätzlich unterstreichen und die Gäste begeistern.

Kleine Desserts so wie sie Das Weitzer Graz kreiert, kommen bei jedem Gast gut an.

Um während der Ausstellung nicht nur Verkaufsgespräche führen zu müssen, liegt ein weiteres Detail in der Ausschreibung der Preise. Dafür fertigt man im Laufe der Vorbereitungen kleine Preisschilder an oder erstellt einen Preiskatalog für alle verkäuflichen Werke.
Als besonderes Highlight können kleine Give-aways mit kleinen Rahmen, Bildern, Skulpturen, etc. verteilt werden, die den Gästen sicherlich noch lange in Erinnerung bleiben werden. Eine weitere Inspiration für kleine Überraschungen zum Mitnehmen gibt es hier.

Diese Schritte sind wichtig um eine Vernissage zu organisieren um sie einzigartig und interessant zu gestalten. So bleiben Künstler/in UND auch die Werke lange im Gedächtnis der Besucher. Und solltest du zu den organisatorischen Tipps dieses Beitrags noch substanzielle Unterstützung benötigen, lass dich doch von einem Zeichenfabrik Kurs inspirieren!

Wir wünschen viel Erfolg bei der Organisation deiner Vernissage!

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