Vernissage organisieren: Ein 5-Schritte-Leitfaden

Du hast die Kunstwerke, jetzt kommt der nächste Schritt: die eigene Ausstellung. Aber wie plant man eine Vernissage, und was ist das überhaupt?

Eine Vernissage ist die feierliche Eröffnung einer Kunstausstellung, bei der die Kunstschaffenden meist anwesend sind. Sie ist der wichtigste Moment, um deine Werke erstmals der Öffentlichkeit, Freunden und potenziellen Käufern zu präsentieren.

Doch bevor Sektkorken knallen, ist gute Organisation gefragt. Dieser 5-Schritte-Leitfaden hilft dir, deine erste Vernissage erfolgreich zu planen.

Tipp 1: Terminfindung

Ein passender Termin ist wichtig für alle Folgepunkte auf der Vernissage-Checkliste. Daher sollte das Datum der Eröffnung der Ausstellung passend gewählt werden. Es muss bedacht werden, dass es genügend Vorlaufzeit geben sollte, um alle weiteren To-Dos entspannt erledigen zu können. Außerdem ist es wichtig, sich ausreichend Pufferzeit einzuräumen für eventuelle Notfälle, die immer eintreten können, so wie kurzfristige Absagen der Location oder der Cateringfirmen, Krankheit, etc.

Für die Vorlaufzeit kann man gut und gerne 6 Monate einplanen, um für die erste Ausstellung gewappnet zu sein. Je nach Gefühl und Erfahrung kann man diese Spanne auch beliebig länger oder kürzer wählen.
Doch bei der Terminfindung geht es nicht nur um genügend Vorbereitungszeit, sondern auch darum, um bestimmte wichtige Termine wie Feiertage, lange Wochenenden oder gesellschaftliche Ereignisse (wie z.B. Wahlen, Messen oder Sportveranstaltungen) herum zu planen. Das erhöht die Chance auf mehr Zusagen und somit auch mehr Besucher bei der Ausstellung. Als Zeitspanne bietet es sich generell an Vernissagen eher über ein ganzes Wochenende zu halten, um so vielen Interessierten wie möglich die Chance zu geben, die ausgestellten Werke zu betrachten.

Tipp 2: Wunschkonzept

Als Nächstes ist es nun wichtig sich Gedanken und Vorstellungen über das Thema der eigenen Vernissage zu machen. Hier darf sich jede/r Künstler/in auf seinen persönlichen Geschmack verlassen. Nur der/die Künstler/in weiß was er/sie wie und mit welchen Werken ausdrücken möchte. Für die erfolgreiche Umsetzung des Themas ist es notwendig, die Kunstwerke, die ausgestellt werden sollen, so auszuwählen, dass sich ein roter Faden durch den Abend ziehen kann. Eine gelungene Ausstellung gelingt dann, wenn man sich an einem Konzept orientiert, dass sich auch aufmerksamen Gästen erschließen kann. Gewünschte Effekte können auch damit erzielt werden, dass man eine besondere Anordnung, Aufhängung oder Rahmung der Bilder schafft, um somit das Thema des Eröffnungsabends zu unterstreichen.

Tipp 3: Eine zentrale Location bedeutet mehr Besucher

Stehen der Termin und das Thema fest, kann man sich nun auch auf die Suche nach der passenden Location machen. Es ist sinnvoll, bei der Suche auf eine zentrale Lage zu achten und darauf, dass die gewünschten Räume eine angenehme Atmosphäre erzeugen.
Achtung: Zu große Räume bei zu wenig Besuchern wirken kalt und verloren, zu kleine Räume lassen den Kunstwerken nicht genug Platz. Bei der Suche nach dem passenden Veranstaltungsort sollte der/die Künstler/in auch immer die Themen der Werke vor Augen haben und die Location dem Gesamtkonzept entsprechend wählen.
Für ein geringes Budget empfiehlt es sich, sein Glück in öffentlichen Einrichtungen, aber vor allem auch in kleinen Cafés zu versuchen und persönlich eventuell anfallende Kosten auszuhandeln. Ebenso ist es möglich, gemeinsam mit anderen Künstler/innen Ausstellungen zu eröffnen, um so kostengünstig Besucher anzuziehen und einen Teil seiner Werke bestaunen zu lassen.

Bei einem größeren Budget sollte man sich auf die Suche nach einer aussagekräftigen Location machen, die der Vernissage Charakter verleiht, aber dennoch nicht zu sehr von den Werken ablenkt.

Nachdem diese Punkte geklärt sind, können nun die Vernissage-Einladungen mit allen wichtigen Informationen an die Gäste verschickt werden. Jetzt ist es auch an der Zeit Werbung zu machen. Flyer, Plakate oder Social Media Portale, alles kann genutzt werden um Aufmerksamkeit zu erzeugen und das gewünschte Publikum zu erreichen.

Tipp 4: Ablauf

Genauso bedeutend für den/die Künstler/in wie auch für die Gäste ist ein gut organisierter Ablauf der Ausstellung. Mit einem interessanten und abwechslungsreichem Programm kann man seinen Besuchern mehr bieten, als "nur" die Kunst. Beim Ablauf kann der/die Künstler/in entscheiden, worauf man Wert legt und inwieweit man sich persönlich in die Programmpunkte mit einbringen möchte. So wirken beispielsweise eine persönliche Begrüßung, eine freie und persönliche Vernissage-Eröffnungsrede des Ausstellers, eine Danksagung oder Geschichten zu einzelnen Werken fesselnder auf das Publikum, als unpersönliche Beiträge fremder Personen.
Mit ansprechendem Entertainment ist es möglich, gerade die Leute zu begeistern, die eher Laien auf dem Gebiet der Kunst sind. Somit ist auch dafür gesorgt, dass jeder Besucher am Abend der Vernissage auf die Kosten kommt.

Tipp 5: Die Kunst liegt im Detail

Neben all den großen Herausforderungen der Organisation ist es ebenso wichtig, nicht die Details aus den Augen zu verlieren. Kleinigkeiten wie die Wahl der Musik (Live-Band, DJ oder Klassik), des Lichts (stimmungsvoll, warm oder grell) und das Angebot an Speisen (Möglichkeiten für Allergiker) und Getränken (alkoholisch und nichtalkoholisch) können das gewünschte Thema des Abends zusätzlich unterstreichen und die Gäste begeistern.

Um während der Ausstellung nicht nur Verkaufsgespräche führen zu müssen, liegt ein weiteres Detail in der Ausschreibung der Preise. Dafür fertigt man im Laufe der Vorbereitungen kleine Preisschilder an oder erstellt einen Preiskatalog für alle verkäuflichen Werke.
Als besonderes Highlight können kleine Give-aways mit kleinen Rahmen, Bildern, Skulpturen, etc. verteilt werden, die den Gästen sicherlich noch lange in Erinnerung bleiben werden.

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